Häufigkeitstabelle in Excel erstellen

von | Okt 14, 2020 | Excel

Eine Häufigkeitstabelle dient der Zählung von Merkmalsausprägungen einer Variable. Oder einfach gesagt: was kommt wie oft vor. In diesem Tutorial zeige ich zwei Wege, einmal für wenige und im Vorfeld bekannte Ausprägungen und einmal für viele und um Vorfeld unbekannte Ausprägungen.

Zunächst ist es hilfreich die Daten in der Form vorliegen zu haben, dass die Variable, für die eine Häufigkeitstabelle erstellt wird, in einer separaten Spalte ist.

 

Ausprägungen sind bekannt

Hier ist eine Kurztabelle mir einer Variable „Note“ und einer laufenden Nummer, die nur zur Vollständigkeit dient. Beide verwendeten Datensätze sind unten unter Downloads zu finden. Insgesamt hat der Datensatz 1209 Beobachtungen.

lfd. Nr. Note
1 3
2 6
3 1
4 1
5 1
6 6
7 1

 

Hilfstabelle erstellen

Da ich weiß, dass Noten im Bereich 1-6 liegen können, kann ich eine Hilfstabelle bauen, mit der ich direkt die Häufigkeiten ermitteln kann. Das habe ich hier in Spalte D und E stehen:

häufigkeitstabelle excel

 

Häufigkeiten zählen

Nun geht es an die eigentliche Arbeit, das Zählen der Häufigkeiten der 6 Noten. Hierzu bietet Excel die sogenannte „ZÄHLEWENN„-Funktion. Es werden dabei immer nur die Ausprägungen gezählt, die mit einem vorherigen Kriterium übereinstimmen. In dem Fall ist das Kriterium die Note 1,2,3,4,5 oder 6.

Konkret: das zu zählende Merkmal ist in Spalte B. Für die Note 1 werden die gezählte Häufigkeiten in Zelle E2, für die Note 2 in E3 usw. gespeichert. Für die Note 1 wird zunächst die Zelle E2 ausgewählt. Dann entweder auf klicken und im folgenden Dialogfeld Bereich und Suchkriterien definieren oder direkt die Funktion „=ZÄHLEWNN“ eingetragen.

 

Bereich

Als Bereich ist hier die Notenliste auszuwählen. Man kann entweder die Spalte komplett markieren („B:B“) oder einen spezifischen Bereich („B2:B1210“) auswählen. Wichtig bei der Markierung der ganzen Spalte: unter den Daten dürfen keine weiteren Daten stehen, die nicht den Ursprungsdaten entsprechen. Häufig wird ein Mittelwert o.ä. direkt darunter berechnet.

Wird nur ein spezifischer Bereich verwendet, empfiehlt sich für die spätere Verwendung der Autofüllfunktion eine Fixierung. Einfach den Bereich auswählen und einmal die Taste „F4“ drücken. Der Bereich sieht dann so aus: „$B$2:$B$1210“. Das Dollarzeichen ($) steht für die Fixierung und die Darstellung hat seine Richtigkeit.

 

Suchkriterien

Als Suchkriterium ist lediglich die Note auszuwählen. Die Note 1 steht in Zelle D2, demzufolge ist sie das Suchkriterium. Man kann alternativ auch direkt „1“ eintragen, was aber bei der späteren Verwendung der Autofüllfunktion zu Problemen führt. Nachdem die erste Berechnung erfolgreich durchgeführt wurde, ist hier ein Häufigkeit der Note 1 von 174 das Ergebnis.

 

Autofüllfunktion für die Zählung

Jetzt kann man sich zunutze machen, dass man sowohl mit Fixierung des Bereichs als auch der dynamischen Verlinkung des Suchkriteriums gearbeitet hat. Man bewegt den Cursor auf die untere rechte Ecke der erfolgten Berechnung, bis es zu einem schwarzen Plus wird.

Jetzt ein einfacher Linksklick – die Maustaste gedrückt halten und nach unten ziehen.

 

                             

 

Im Ergebnis erhält man nun die Häufigkeiten für alle 6 Noten. Achtung: Das funktioniert nur mit einer Fixierung des Bereichs und einer dynamischen Verlinkung der Note.

Häufigkeitstabelle Excel

 

Ausprägungen sind unbekannt

Hier ist es nun vermeintlich schwieriger, weil eine Hilfstabelle nicht mal eben manuell erstellt werden kann. Hierzu verwendet man einen kleinen Trick und behilft sich mit einer Pivot-Tabelle. Die findet man im Reiter „Einfügen“ ganz links.

 

Pivot-Tabelle einfügen

Als „Tabelle/Bereich“ ist mit einem Klick auf der Bereich auswählbar. Einfach per linker Maustaste klicken und ziehen. Bei mir ist es Zeile 1 bis 5001 in der Spalte B. Die Spaltenbeschriftung sollte hier mit markiert werden. Die Bezeichnung „Ausprägungen unbekannt“ ist der Name des Tabellenblattes und wird automatisch von Excel übernommen.

Gleiches gilt für die Platzierung der Pivot-Tabelle. Hier kann ein ein neues Tabellen- bzw. Arbeitsblatt ausgewählt werden. Erneut funktioniert dies über und einen einfachen Linksklick in die Zielzelle – der Rest wird von Excel eingetragen.

 

Pivot-Tabelle definieren

Nun sollte sich rechts ein neues Teilfenster öffnen, das PivotTable-Felder heißt.

 

Pivot-Tabelle anpassen

Hier kann nun die Variable mit ihrem Namen (bei mir „Wert“) angeklickt und in den Bereich („Zeilen„) gezogen werden. Nun werden alle Ausprägungen aufsteigend sortiert untereinander dargestellt. Das gleiche macht man nun noch mal für („Werte„).  Allerdings ist hier nun noch mal mit mit der linken Maustaste auf „Summe von …“ (bei mir „Summe von Wert“) zu klicken.

 

Danach öffnet sich ein kleines Menü, wo „Wertfeldeinstellungen“ auszuwählen sind. Im darauffolgenden Dialogfeld wählt man statt Summe einfach Anzahl aus.

 

Mit einem Klick auf OK wird nun aus der vormaligen Spalte „Summe von Wert“ die Spalte „Anzahl von Wert“. Die Anzahlen, also Häufigkeiten sind nun dargestellt – alles mit Hilfe einer Pivot-Tabelle.

 

Beispieldatensatz zum Download

Datensatz zum Download (.zip-Format)

 

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Björn Walther

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